10 Mythen rund ums PDF

Das PDF (Por­ta­ble Docu­ment For­mat) ist seit Jahr­zehn­ten fester Bestand­teil der digi­ta­len Arbeits­welt. Trotz­dem – oder auch gera­de des­we­gen – ran­ken sich um das PDF zahl­rei­che Miss­ver­ständ­nis­se. Karo­lin Köst­ler von Soft­ware-Anbie­ter Foxit räumt mit zehn Mythen auf.

Karo­lin Köst­ler, Seni­or Mar­ke­ting Mana­ger EMEA bei Foxit. Abbil­dung: Foxit

Mythos #1: PDF ist Eigentum von Adobe

Ado­be Systems hat PDF 1993 ver­öf­fent­licht, um ein Datei­for­mat zu schaf­fen, das Doku­men­te aus jedem Pro­gramm erfas­sen, als elek­tro­ni­sche Datei ver­sen­den und unab­hän­gig vom ver­wen­de­ten End­ge­rät anzei­gen kann. Seit 2008 ist PDF ein offe­ner Stan­dard, denn Ado­be über­gab die PDF-Spe­zi­fi­ka­ti­on an die ISO (Inter­na­tio­nal Orga­nizati­on for Stan­dar­dizati­on) als inter­na­tio­na­le Orga­ni­sa­ti­on für die Ent­wick­lung welt­wei­ter Standardnormen.

Mythos #2: PDF ist nur zum Lesen da

Zwar ist es sicher rich­tig, dass vie­le Benut­zer PDF-Doku­men­te haupt­säch­lich nur lesen und dafür einen kost­lo­sen PDF-Rea­der oder Inter­net­brow­ser ver­wen­den. PDF-Doku­men­te las­sen sich aber sehr wohl bear­bei­ten oder als PDF-For­mu­la­re aus­fül­len. Für die Erstel­lung und Bear­bei­tung von PDF-For­mu­la­ren und -Doku­men­ten wird ein PDF-Edi­tor benö­tigt, der mei­stens vie­le wei­te­re Funk­tio­nen wie Kol­la­bo­ra­ti­ons­mög­lich­kei­ten, Kom­men­tar- oder Schutz­funk­tio­nen bietet.

Mythos #3: PDF-Dateien sind immer sicher

Das ist lei­der ein Irr­glau­be. Auch ein PDF ist nicht vor Sicher­heits­ri­si­ken gefeit und kann zum Bei­spiel Viren oder Mal­wa­re in hin­ter­leg­tem, aus­führ­ba­rem Code/Script ent­hal­ten. Daher ist es wich­tig, eine stets aktu­el­le PDF-Soft­ware eines ver­trau­ens­wür­di­gen Anbie­ters zu ver­wen­den, der regel­mäs­si­ge Sicher­heits­up­dates anbie­tet. Um PDF-Doku­men­te vor unbe­rech­tig­ten Zugrif­fen oder Ände­run­gen zu schüt­zen, soll­te eine PDF-Soft­ware mit Sicher­heits­funk­tio­nen gewählt werden.

Mythos #4: PDF ist kostenlos

Ein Erfolgs­fak­tor für die brei­te Akzep­tanz von PDF ist sicher­lich die Ver­füg­bar­keit von vie­len kosten­frei­en PDF-View­ern bzw. -Rea­dern für unter­schied­li­che End­ge­rä­te. Pro­fes­sio­nel­le PDF-Erstel­lungs- und Bear­bei­tungs­werk­zeu­ge sind mei­stens kosten­pflich­ti­ge Soft­ware-Pro­duk­te, die eine Viel­zahl an lei­stungs­star­ken Funk­tio­nen bereitstellen.

Mythos #5: PDF-Dateien sind immer gross

Im Gegen­teil. PDF-Datei­en kön­nen sogar klei­ner sein als das Ori­gi­nal-Doku­ment – und das ohne Qua­li­täts­ver­lu­ste. Sowohl für gescann­te als auch für digi­ta­le PDF-Datei­en gibt es viel­fäl­ti­ge und hoch­ef­fi­zi­en­te Kom­pres­si­ons­mög­lich­kei­ten. Rie­si­ge Datei­en ent­ste­hen mei­stens durch nicht IT-affi­ne Anwender.

Mythos #6: PDF-Dateien sind statisch

PDF wird sehr häu­fig für Geschäfts­do­ku­men­te genutzt und ja, die­se sind meist sta­tisch. PDF bie­tet aber auch inter­ak­ti­ve Funk­tio­nen wie For­mu­la­re oder das Ein­bet­ten von Mul­ti-Media-Ele­men­ten und 3-D-Modellen.

Mythos #7: PDF ist nur zur Archivierung da

Es gibt den ISO-Stan­dard PDF/A, der expli­zit für die Archi­vie­rung genormt wur­de. PDF/A ermög­licht die siche­re Lang­zeit­ar­chi­vie­rung von PDF-Doku­men­ten, für die es vie­le Emp­feh­lun­gen und Vor­ga­ben gibt. Dabei han­delt es sich aber „nur“ um eines von vie­len sehr Ein­satz­ge­bie­ten von PDF.

Mythos #8: PDF sind nur unstrukturierte Daten

Grund­la­ge von PDF-Doku­men­ten sind unstruk­tu­rier­te Daten. Mit soge­nann­ten Tags und Meta­da­ten kön­nen PDFs heu­te struk­tu­riert wer­den, um zum Bei­spiel Bar­rie­re­frei­heit zu errei­chen und PDF-Doku­men­te mit­hil­fe von soge­nann­ten Screen-Rea­dern Men­schen mit Seh­be­hin­de­rung zugäng­lich zu machen. Zusätz­lich kön­nen moder­ne KI-Anwen­dun­gen durch struk­tu­rier­te PDFs den Inhalt effi­zi­en­ter ver­ste­hen und verarbeiten.

Mythos #9: PDF ist nicht zur mobilen Nutzung geeignet

Frü­her war es zuge­ge­be­ner­mas­sen schwie­rig, ein ein­fa­ches PDF im klas­si­schen Sei­ten­for­mat auf einem Mobil­ge­rät zu lesen. Die Inhal­te konn­ten auf den klei­nen Bild­schir­men unüber­sicht­lich sein. Dank mobi­ler PDF-View­er las­sen sich PDF-Doku­men­te auf Mobil­ge­rä­ten heut­zu­ta­ge bes­ser nut­zen. Sie bie­ten Funk­tio­nen zur bes­se­ren Ska­lie­rung der Inhal­te, sodass sie sich an ver­schie­de­ne Bild­schirm­grös­sen anpas­sen. Dadurch wer­den die Les­bar­keit und Benut­zer­freund­lich­keit erheb­lich ver­bes­sert. Aus­ser­dem ermög­li­chen mobi­le PDF-Apps oft eine fle­xi­ble Dar­stel­lung und Bear­bei­tung der PDF-Doku­men­te direkt auf dem mobi­len Gerät, was die Pro­duk­ti­vi­tät unter­wegs steigert.

Mythos #10: PDF ist ein veraltetes Format

Mitt­ler­wei­le sind hof­fent­lich vie­le Miss­ver­ständ­nis­se auf­ge­klärt und es ist deut­lich gewor­den, dass PDF auf­grund sei­ner Viel­sei­tig­keit und Kom­pa­ti­bi­li­tät nach wie vor ein wich­ti­ges For­mat für den Aus­tausch von Inhal­ten ist, das sich trotz sei­nes Alters von bereits über 30 Jah­ren kon­ti­nu­ier­lich weiterentwickelt.

 

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