Das PDF (Portable Document Format) ist seit Jahrzehnten fester Bestandteil der digitalen Arbeitswelt. Trotzdem – oder auch gerade deswegen – ranken sich um das PDF zahlreiche Missverständnisse. Karolin Köstler von Software-Anbieter Foxit räumt mit zehn Mythen auf.
Mythos #1: PDF ist Eigentum von Adobe
Adobe Systems hat PDF 1993 veröffentlicht, um ein Dateiformat zu schaffen, das Dokumente aus jedem Programm erfassen, als elektronische Datei versenden und unabhängig vom verwendeten Endgerät anzeigen kann. Seit 2008 ist PDF ein offener Standard, denn Adobe übergab die PDF-Spezifikation an die ISO (International Organization for Standardization) als internationale Organisation für die Entwicklung weltweiter Standardnormen.
Mythos #2: PDF ist nur zum Lesen da
Zwar ist es sicher richtig, dass viele Benutzer PDF-Dokumente hauptsächlich nur lesen und dafür einen kostlosen PDF-Reader oder Internetbrowser verwenden. PDF-Dokumente lassen sich aber sehr wohl bearbeiten oder als PDF-Formulare ausfüllen. Für die Erstellung und Bearbeitung von PDF-Formularen und -Dokumenten wird ein PDF-Editor benötigt, der meistens viele weitere Funktionen wie Kollaborationsmöglichkeiten, Kommentar- oder Schutzfunktionen bietet.
Mythos #3: PDF-Dateien sind immer sicher
Das ist leider ein Irrglaube. Auch ein PDF ist nicht vor Sicherheitsrisiken gefeit und kann zum Beispiel Viren oder Malware in hinterlegtem, ausführbarem Code/Script enthalten. Daher ist es wichtig, eine stets aktuelle PDF-Software eines vertrauenswürdigen Anbieters zu verwenden, der regelmässige Sicherheitsupdates anbietet. Um PDF-Dokumente vor unberechtigten Zugriffen oder Änderungen zu schützen, sollte eine PDF-Software mit Sicherheitsfunktionen gewählt werden.
Mythos #4: PDF ist kostenlos
Ein Erfolgsfaktor für die breite Akzeptanz von PDF ist sicherlich die Verfügbarkeit von vielen kostenfreien PDF-Viewern bzw. -Readern für unterschiedliche Endgeräte. Professionelle PDF-Erstellungs- und Bearbeitungswerkzeuge sind meistens kostenpflichtige Software-Produkte, die eine Vielzahl an leistungsstarken Funktionen bereitstellen.
Mythos #5: PDF-Dateien sind immer gross
Im Gegenteil. PDF-Dateien können sogar kleiner sein als das Original-Dokument – und das ohne Qualitätsverluste. Sowohl für gescannte als auch für digitale PDF-Dateien gibt es vielfältige und hocheffiziente Kompressionsmöglichkeiten. Riesige Dateien entstehen meistens durch nicht IT-affine Anwender.
Mythos #6: PDF-Dateien sind statisch
PDF wird sehr häufig für Geschäftsdokumente genutzt und ja, diese sind meist statisch. PDF bietet aber auch interaktive Funktionen wie Formulare oder das Einbetten von Multi-Media-Elementen und 3-D-Modellen.
Mythos #7: PDF ist nur zur Archivierung da
Es gibt den ISO-Standard PDF/A, der explizit für die Archivierung genormt wurde. PDF/A ermöglicht die sichere Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten, für die es viele Empfehlungen und Vorgaben gibt. Dabei handelt es sich aber „nur“ um eines von vielen sehr Einsatzgebieten von PDF.
Mythos #8: PDF sind nur unstrukturierte Daten
Grundlage von PDF-Dokumenten sind unstrukturierte Daten. Mit sogenannten Tags und Metadaten können PDFs heute strukturiert werden, um zum Beispiel Barrierefreiheit zu erreichen und PDF-Dokumente mithilfe von sogenannten Screen-Readern Menschen mit Sehbehinderung zugänglich zu machen. Zusätzlich können moderne KI-Anwendungen durch strukturierte PDFs den Inhalt effizienter verstehen und verarbeiten.
Mythos #9: PDF ist nicht zur mobilen Nutzung geeignet
Früher war es zugegebenermassen schwierig, ein einfaches PDF im klassischen Seitenformat auf einem Mobilgerät zu lesen. Die Inhalte konnten auf den kleinen Bildschirmen unübersichtlich sein. Dank mobiler PDF-Viewer lassen sich PDF-Dokumente auf Mobilgeräten heutzutage besser nutzen. Sie bieten Funktionen zur besseren Skalierung der Inhalte, sodass sie sich an verschiedene Bildschirmgrössen anpassen. Dadurch werden die Lesbarkeit und Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessert. Ausserdem ermöglichen mobile PDF-Apps oft eine flexible Darstellung und Bearbeitung der PDF-Dokumente direkt auf dem mobilen Gerät, was die Produktivität unterwegs steigert.
Mythos #10: PDF ist ein veraltetes Format
Mittlerweile sind hoffentlich viele Missverständnisse aufgeklärt und es ist deutlich geworden, dass PDF aufgrund seiner Vielseitigkeit und Kompatibilität nach wie vor ein wichtiges Format für den Austausch von Inhalten ist, das sich trotz seines Alters von bereits über 30 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt.