Der klassische Brief kann gut organisierte Unternehmen ausbremsen. Abhilfe schafft die digitale Poststelle: Papierdokumente werden dort in digitale Formate überführt und gleichzeitig Workflow-tauglich aufbereitet. Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group, beschreibt die Vorteile digitalen Arbeitens.
Digitalen Medien gehört die Zukunft, genauer genommen sogar die Gegenwart. Der Umgang mit ihnen ist oft flexibel und effizient, weil sie sich orts- und zeitunabhängig auf allen Endgeräten wie dem PC im Büro, dem Notebook im Homeoffice oder mobil auf dem Smartphone anzeigen und editieren lassen. Verteiltes Arbeiten wird so erst möglich, ebenso schlanke Workflows ohne Liegezeiten, wenn etwa Eingangsrechnungen von Einkauf und Wareneingang geprüft, in der Abteilungsleitung freigegeben und von der Buchhaltung bezahlt, kontiert und abgelegt werden sollen.
Vorteile digitaler Belege
Digitale Belege lassen sich schnell suchen und finden, selbst wenn Dritte parallel auf das gleiche Dokument zugreifen. Dies muss keinesfalls unautorisiert erfolgen, denn optionale Einrichtungen wie Verschlüsselungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Back-ups machen das papierlose Büro sicherer, als es das Arbeiten mit frei zugänglichen Karteien und Aktenordnern sein kann. Die digitale Poststelle stellt einen vergleichsweise einfach zu bewerkstelligenden ersten Schritt im Zuge des komplexen digitalen Wandels dar. Ihre Einführung führt zu schnellen Ergebnissen und liefert Erfahrungen auf dem weiteren Weg des Unternehmens in digitale Welten.
Schritt für Schritt in digitale Welten
Am Anfang steht das Scannen der Eingangspost. Was einfach klingt, wirft aber einige Fragen auf: Wie etwa ist umzugehen mit persönlich an das HR-Management oder den Vorstand adressierten Schreiben? Was passiert mit vermeintlicher Dialogpost und Katalogen? Und überhaupt: Welche Originale müssen nach dem Scannen unter anderem aus rechtlichen Gründen wo aufbewahrt werden und welche sind nach welcher Sicherheitsfrist wie zu vernichten? Zu entscheiden ist auch, ob alle Inhalte eines Briefs in eine oder in mehrere Dateien überführt werden sollen. Entsprechende Konzepte und ein Pflichtenheft sind daher unumgänglich, wenn Prozesse sicher und nachvollziehbar gestaltet werden sollen.
Mithilfe einer professionellen Scansoftware lässt sich das gewünschte Zielformat definieren. Das können beispielsweise PDF-, TIFF- oder JPG-Formate sein – je nach ERP-, ECM- oder Accounting-System des Unternehmens. Die Indexierung der Dokumente eröffnet dabei wichtige Mehrwerte wie verteilte Zugriffe, damit alle dazu Autorisierten jederzeit und ohne lange Suche den zentralen Datenpool nutzen können. Generell können von der digitalen Poststelle aber auch die Dateien direkt an die zuständigen Mitarbeitenden oder Abteilungen gesandt werden – sei es per E-Mail, sei es per gesicherter VPN- oder SFTP-Verbindung in überwachte Verzeichnisse.
Elektronische Eingangsbearbeitung
Sehr hohe Effizienz birgt überdies die elektronische Eingangsbearbeitung. Wenn automatisiert erkannt wird, um welchen Dokumententyp es sich handelt und welcher Workflow anzustossen ist. Das Auslesen von Vertragsnummern, Lieferantenangaben und anderem per optischer Texterkennung (OCR) funktioniert am besten (aber nicht nur) bei standardisierten Belegen. Auf alle Fälle sollte daran gedacht werden, auch die online eintreffende Post mit einzubeziehen und in die etablierten Abläufe einfliessen zu lassen, damit alles zusammen bearbeitet werden kann.
Wichtige Bausteine und Schritte
Für Aufbau und Betrieb einer digitalen Poststelle sind Know-how und Technik genauso erforderlich wie Personalressourcen. Gegebenenfalls kann sich zunächst auf ausgewählte Abteilungen wie die Buchhaltung (nie mehr Skonto-Fristen verschlafen!) beschränkt werden; dies erfordert dann lediglich eine Vorselektion der eintreffenden Briefe. Gerade mit Blick auf die automatisierte Eingangsbearbeitung, Indexierung und Einbindung der Dokumente in die IT-Landschaft empfiehlt es sich, einschlägige Beratung bei einem spezialisierten Dienstleister einzuholen, der auch vor Ort im Unternehmen die Mitarbeitenden passgenau mit den Prozessen vertraut machen kann.