Digitale Poststelle: Sanfter Einstieg in digitale Welten

Der klas­si­sche Brief kann gut orga­ni­sier­te Unter­neh­men aus­brem­sen. Abhil­fe schafft die digi­ta­le Post­stel­le: Papier­do­ku­men­te wer­den dort in digi­ta­le For­ma­te über­führt und gleich­zei­tig Work­flow-taug­lich auf­be­rei­tet. Nils Geh­ring, geschäfts­füh­ren­der Gesell­schaf­ter der Geh­ring Group, beschreibt die Vor­tei­le digi­ta­len Arbeitens.

Eine digitale Poststelle erfordert geschulte Mitarbeitende und die passende technische Ausstattung. Abbildung: Gehring Group
Eine digi­ta­le Post­stel­le erfor­dert geschul­te Mit­ar­bei­ten­de und die pas­sen­de tech­ni­sche Aus­stat­tung. Abbil­dung: Geh­ring Group

Digi­ta­len Medi­en gehört die Zukunft, genau­er genom­men sogar die Gegen­wart. Der Umgang mit ihnen ist oft fle­xi­bel und effi­zi­ent, weil sie sich orts- und zeit­un­ab­hän­gig auf allen End­ge­rä­ten wie dem PC im Büro, dem Note­book im Home­of­fice oder mobil auf dem Smart­phone anzei­gen und edi­tie­ren las­sen. Ver­teil­tes Arbei­ten wird so erst mög­lich, eben­so schlan­ke Work­flows ohne Lie­ge­zei­ten, wenn etwa Ein­gangs­rech­nun­gen von Ein­kauf und Waren­ein­gang geprüft, in der Abtei­lungs­lei­tung frei­ge­ge­ben und von der Buch­hal­tung bezahlt, kon­tiert und abge­legt wer­den sollen.

Vorteile digitaler Belege

Digi­ta­le Bele­ge las­sen sich schnell suchen und fin­den, selbst wenn Drit­te par­al­lel auf das glei­che Doku­ment zugrei­fen. Dies muss kei­nes­falls unau­to­ri­siert erfol­gen, denn optio­na­le Ein­rich­tun­gen wie Ver­schlüs­se­lun­gen, Zwei-Fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung und Back-ups machen das papier­lo­se Büro siche­rer, als es das Arbei­ten mit frei zugäng­li­chen Kar­tei­en und Akten­ord­nern sein kann. Die digi­ta­le Post­stel­le stellt einen ver­gleichs­wei­se ein­fach zu bewerk­stel­li­gen­den ersten Schritt im Zuge des kom­ple­xen digi­ta­len Wan­dels dar. Ihre Ein­füh­rung führt zu schnel­len Ergeb­nis­sen und lie­fert Erfah­run­gen auf dem wei­te­ren Weg des Unter­neh­mens in digi­ta­le Welten.

Schritt für Schritt in digitale Welten

Am Anfang steht das Scan­nen der Ein­gangs­post. Was ein­fach klingt, wirft aber eini­ge Fra­gen auf: Wie etwa ist umzu­ge­hen mit per­sön­lich an das HR-Manage­ment oder den Vor­stand adres­sier­ten Schrei­ben? Was pas­siert mit ver­meint­li­cher Dia­log­post und Kata­lo­gen? Und über­haupt: Wel­che Ori­gi­na­le müs­sen nach dem Scan­nen unter ande­rem aus recht­li­chen Grün­den wo auf­be­wahrt wer­den und wel­che sind nach wel­cher Sicher­heits­frist wie zu ver­nich­ten? Zu ent­schei­den ist auch, ob alle Inhal­te eines Briefs in eine oder in meh­re­re Datei­en über­führt wer­den sol­len. Ent­spre­chen­de Kon­zep­te und ein Pflich­ten­heft sind daher unum­gäng­lich, wenn Pro­zes­se sicher und nach­voll­zieh­bar gestal­tet wer­den sollen.

Mit­hil­fe einer pro­fes­sio­nel­len Scan­soft­ware lässt sich das gewünsch­te Ziel­for­mat defi­nie­ren. Das kön­nen bei­spiels­wei­se PDF-, TIFF- oder JPG-For­ma­te sein – je nach ERP-, ECM- oder Accoun­ting-System des Unter­neh­mens. Die Inde­xie­rung der Doku­men­te eröff­net dabei wich­ti­ge Mehr­wer­te wie ver­teil­te Zugrif­fe, damit alle dazu Auto­ri­sier­ten jeder­zeit und ohne lan­ge Suche den zen­tra­len Daten­pool nut­zen kön­nen. Gene­rell kön­nen von der digi­ta­len Post­stel­le aber auch die Datei­en direkt an die zustän­di­gen Mit­ar­bei­ten­den oder Abtei­lun­gen gesandt wer­den – sei es per E-Mail, sei es per gesi­cher­ter VPN- oder SFTP-Ver­bin­dung in über­wach­te Verzeichnisse.

Nils Gehring ist geschäftsführender Gesellschafter bei der Gehring Group GmbH. Abbildung: Gehring Group
Nils Geh­ring ist geschäfts­füh­ren­der Gesell­schaf­ter bei der Geh­ring Group GmbH. Abbil­dung: Geh­ring Group

Elektronische Eingangsbearbeitung

Sehr hohe Effi­zi­enz birgt über­dies die elek­tro­ni­sche Ein­gangs­be­ar­bei­tung. Wenn auto­ma­ti­siert erkannt wird, um wel­chen Doku­men­ten­typ es sich han­delt und wel­cher Work­flow anzu­stos­sen ist. Das Aus­le­sen von Ver­trags­num­mern, Lie­fe­ran­ten­an­ga­ben und ande­rem per opti­scher Tex­terken­nung (OCR) funk­tio­niert am besten (aber nicht nur) bei stan­dar­di­sier­ten Bele­gen. Auf alle Fäl­le soll­te dar­an gedacht wer­den, auch die online ein­tref­fen­de Post mit ein­zu­be­zie­hen und in die eta­blier­ten Abläu­fe ein­flies­sen zu las­sen, damit alles zusam­men bear­bei­tet wer­den kann.

Wichtige Bausteine und Schritte

Für Auf­bau und Betrieb einer digi­ta­len Post­stel­le sind Know-how und Tech­nik genau­so erfor­der­lich wie Per­so­nal­res­sour­cen. Gege­be­nen­falls kann sich zunächst auf aus­ge­wähl­te Abtei­lun­gen wie die Buch­hal­tung (nie mehr Skon­to-Fri­sten ver­schla­fen!) beschränkt wer­den; dies erfor­dert dann ledig­lich eine Vor­se­lek­ti­on der ein­tref­fen­den Brie­fe. Gera­de mit Blick auf die auto­ma­ti­sier­te Ein­gangs­be­ar­bei­tung, Inde­xie­rung und Ein­bin­dung der Doku­men­te in die IT-Land­schaft emp­fiehlt es sich, ein­schlä­gi­ge Bera­tung bei einem spe­zia­li­sier­ten Dienst­lei­ster ein­zu­ho­len, der auch vor Ort im Unter­neh­men die Mit­ar­bei­ten­den pass­ge­nau mit den Pro­zes­sen ver­traut machen kann.