Falls Sie es 2020 nicht mehr geschafft haben, Ihren Schreibtisch und Desktop aufzuräumen, haben wir ein paar Tipps für Sie. So lassen sich analoge und digitale Unordnung am Arbeitsplatz zukünftig vermeiden.
Durch die Digitalisierung ist die physische Organisation des Büroarbeitsplatzes immer mehr in den Hintergrund getreten. Dies hat allerdings nicht zu mehr Übersicht und weniger Stress geführt, ganz im Gegenteil. Der Vormarsch der digitalen Kommunikation hat für eine Informationsflut gesorgt, die viele nicht mehr beherrschen. Ein angestiegenes Stresslevel am Arbeitsplatz ist die Folge. Auf Dauer ist es auch der Gesundheit sehr abträglich.
Tipp #1: Weniger Tools für mehr Übersicht
Es ist sinnvoll, geschäftliche (und private) Termine, wichtige Notizen, Nachrichten und Vorgänge nicht auf verschiedenen Anwendungen und Unterlagen (Outlook, Browserlesezeichen, Word-Dokument, Schmierzettel, Taschenkalender) zu sichern. Nutzen Sie stattdessen einen Kalender oder eine Software. Es existieren mehrere Tools, die je nach Gebiet und Geschäftsmodell prädestiniert sind.
Tipp #2: Prioritäten setzen
Eine fehlende Prioritätenstruktur bei der Bewältigung der Aufgaben führt ins Chaos, egal ob bei Teamarbeit oder bei Einzelkämpfern. Wo anfangen und womit weitermachen? Abhilfe können Organisationsmethoden wie das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Analyse, Getting Things Done (GTD) oder eine Not-to-do-Liste schaffen.
Tipp #3: Ein aufgeräumtes Büro
Strukturieren Sie Ihre Büroeinrichtung übersichtlich: Vermeiden Sie Stolperfallen auf dem Weg zum Kopierer, ordnen Sie den Aktenschrank alphabetisch, beschriften Sie Regale. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Ablagen nicht überquellen.
Als besonders effektives Konzept für mehr Ordnung in Büroräumen und im Homeoffice hat sich die 5S-Kaizen-Methode etabliert. Die fünf S stehen für Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und ständig verbessern.
Tipp #4: Den Stauraum organisieren
Es gibt nach wie vor Aufbewahrungsfristen für viele Papierdokumente im Büro (Verträge, Rechnungen, Lohnbelege etc.). Auch die Korrespondenz mit wichtigen Geschäftspartnern sollte nicht sofort beseitigt werden. Eine übersichtliche Sortierung in entsprechenden Ordnern ist unabdingbar. Die Beschriftung der Ordner muss präzise sein, am besten gleich mit der entsprechenden Verjährungsfrist auf dem Etikett. Aber auch hier gilt: Was nicht zwingend aufgehoben werden muss, sollte unbedingt geschreddert werden. Eine solche Organisation der Ordner sollte immer abteilungsübergreifend stattfinden.
Tipp #5: Ordnung auf dem Schreibtisch
In den allermeisten Fällen ist kreatives Chaos nur eine Ausrede: Ein unordentlicher Schreibtisch lenkt ab, grosse Papierstapel sorgen immer für längere Suchzeiten. Es reichen schon drei Ablagekörbe, zum Beispiel Posteingang, To-do und Postausgang. Die Posteingangsablage regelmässig leeren, sonst wissen Sie nie genau, was an Aktuellem reingekommen ist. Den übermässigen Gebrauch von Haftnotizen vermeiden: Ein Schreibtisch voller Post-its sorgt immer für optische Unruhe. Und packen Sie das Smartphone weg, wenn es nicht zu Ihren Arbeitsmitteln gehört. Es lenkt Sie ab und hindert nur Ihren Arbeitsfluss.
Schreibtischablagen für Stifte, Klammern, Scheren, USB-Sticks etc., sogenannte Tisch-Organizer, sollten, sofern noch mit Stift und Papier gearbeitet wird, unbedingt vorhanden sein. Alles einzeln auf dem Tisch liegen zu lassen geht gar nicht.
Jeden Abend den Schreibtisch aufzuräumen garantiert einen unbelasteten Start in den nächsten Arbeitstag. In vielen Unternehmen herrscht eine Clean-Desk-Policy. Den Schreibtisch zum Feierabend aufzuräumen ist dort Pflicht. Gewöhnen Sie sich diese Technik an. Das wird Ihre Effizienz steigern.
Tipp #6: Ordnung auf dem Desktop
Ein aufgeräumter Desktop erleichtert die digitale Arbeit erheblich. Generell gilt: je weniger auf dem Startbildschirm, desto besser. Alles Unwichtige sollte gelöscht werden oder in Unterordnern verschwinden. Alles, was abgearbeitet wurde, sollte in entsprechenden Verzeichnissen abgelegt werden. Es gibt viele hilfreiche Tools zum Aufräumen des Desktops. Diese Übersicht kann bei der Auswahl helfen.
Strukturieren Sie Ihre Dateien in den Unterordnern mit einem übersichtlichen System. Dieses sollte auch für Dritte gut nachvollziehbar sein, falls Sie krank oder im Urlaub sind. Ein gutes ECM (Enterprise-Content-Management) kann hierbei helfen und den Workflow erhöhen. Mit ihm haben Sie alle entscheidenden Daten und Prozesse Ihres Unternehmens im Blick.
Tipp #7: Ordnung in der Cloud
Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom von Juni 2020 verwendeten zu diesem Zeitpunkt 76 Prozent der befragten Unternehmen ein Software-as-a-Service-Produkt (SaaS) bzw. Rechenleistungen aus der Cloud. Die Organisation der Cloud sollte von oben durch die Geschäftsführung bzw. Abteilungsleiter strukturiert werden (im Idealfall nach Rücksprache mit den Mitarbeitenden): Welcher Mitarbeiter bekommt welche Zugriffsrechte, wo werden entsprechende Dokumente abgelegt, mit welchen und wie vielen Unterordnern etc.
Tipp #8: Tägliche E-Mail-Flut
Eingehende E-Mails dürfen nicht Ihren Arbeitstag regieren. Eine gemeinsame Studie der AKAD-Hochschule in Leipzig und Büro-Kaizen hat herausgefunden, dass durch E-Mails und Ablenkungen nur an drei von fünf Tagen die Woche effektiv gearbeitet wird. Auf den Umgang mit E-Mails bezogen, sollten Sie Folgendes beherzigen:
- Löschen: Alles, was für Sie nicht relevant ist, löschen Sie sofort!
- Weiterleiten/delegieren: Wird etwas von jemand anderem bearbeitet, leiten Sie es direkt weiter.
- Ablegen: Muss etwas nur zur Kenntnis genommen werden, tun Sie es und legen die E-Mail im Erledigt-Ordner ab.
- Bearbeiten: Nutzen Sie die Fünf-Minuten-Regel: Ist die Aufgabe innerhalb von fünf Minuten zu erledigen, tun Sie es sofort!
- Terminieren: Dauert die Bearbeitung der E-Mail länger als fünf Minuten, legen Sie sie auf Termin.
Das sollte Ihr Postfach merklich entschlacken.
Ausserdem: Kontrollieren Sie nicht ständig Ihr Postfach. Schalten Sie automatische Benachrichtigungen aus. Der E-Mail-Eingangs-Sound nervt alle. Stattdessen sind feste Zeiten sinnvoll, zu denen Sie Ihre Nachrichten checken. Bearbeiten Sie sie dann mit Hilfe der obigen fünf Punkte.
Tipp #9: Organisation vor dem Urlaub
Damit Sie entspannt in den Urlaub gehen können, sollten Sie vorher einige Punkte beherzigen. Achten Sie dabei trotzdem auf möglichst stressfreie letzte Arbeitstage. Ein Übergabeprotokoll ist sinnvoll: Wer soll was tun? Wo sind Passwörter, Daten usw.? Ausserdem ist eine E-Mail-Abwesenheitsnotiz mit den wichtigsten Daten wichtig, also: Wann stehen Sie wieder zur Verfügung und wer (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) ist Ihre Vertretung?
Tipp #10: Projekte und Teamarbeit planen
Agiles Arbeiten in kleinen und mittleren Teams erfordert flexible Strukturen bei Mitarbeitereinteilung und Arbeitsabläufen. Damit diese reibungslos funktionieren, sind neue Organisationsmethoden notwendig. Zwei Ansätze haben sich bewährt, um Projekte besonders effizient abzuschliessen: Scrum und Kanban.
Tipp #11: Tools für ortsunabhängiges Arbeiten
Remote-Arbeit klingt nach Freiheit und Unabhängigkeit. Aber auch sie will organisiert sein. Damit die Arbeit reibungslos abläuft, müssen Tools wie Sicherheitssoftware, Programme für die Einteilung und Kontrolle von Projektaufgaben und Prozessen etc. allen Beteiligten zur Verfügung stehen und synchronisiert werden. Ein Starter-Kit für alle, die sich in ihrem Remote-Job umfassend und effizient organisieren wollen, findet sich hier.
