11 Tipps für mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Falls Sie es 2020 nicht mehr geschafft haben, Ihren Schreib­tisch und Desk­top auf­zu­räu­men, haben wir ein paar Tipps für Sie. So las­sen sich ana­lo­ge und digi­ta­le Unord­nung am Arbeits­platz zukünf­tig ver­mei­den.

Ein aufgeräumter Schreibtisch kann für effizientere Arbeit sorgen. Abbildung: Andrea Piacquadio/Pixabay
Ein auf­ge­räum­ter Schreib­tisch kann für effi­zi­en­te­re Arbeit sor­gen. Abbil­dung: Andrea Piacquadio/Pixabay

Durch die Digi­ta­li­sie­rung ist die phy­si­sche Orga­ni­sa­ti­on des Büro­ar­beits­plat­zes immer mehr in den Hin­ter­grund getre­ten. Dies hat aller­dings nicht zu mehr Über­sicht und weni­ger Stress geführt, ganz im Gegen­teil. Der Vor­marsch der digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­ti­on hat für eine Infor­ma­ti­ons­flut gesorgt, die vie­le nicht mehr beherr­schen. Ein ange­stie­ge­nes Stress­le­vel am Arbeits­platz ist die Fol­ge. Auf Dau­er ist es auch der Gesund­heit sehr abträg­lich.

Tipp #1: Weniger Tools für mehr Übersicht

Es ist sinn­voll, geschäft­li­che (und pri­va­te) Ter­mi­ne, wich­ti­ge Noti­zen, Nach­rich­ten und Vor­gän­ge nicht auf ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen und Unter­la­gen (Out­look, Brow­ser­le­se­zei­chen, Word-Doku­ment, Schmier­zet­tel, Taschen­ka­len­der) zu sichern. Nut­zen Sie statt­des­sen einen Kalen­der oder eine Soft­ware. Es exi­stie­ren meh­re­re Tools, die je nach Gebiet und Geschäfts­mo­dell prä­de­sti­niert sind.

Tipp #2: Prioritäten setzen

Eine feh­len­de Prio­ri­tä­ten­struk­tur bei der Bewäl­ti­gung der Auf­ga­ben führt ins Cha­os, egal ob bei Team­ar­beit oder bei Ein­zel­kämp­fern. Wo anfan­gen und womit wei­ter­ma­chen? Abhil­fe kön­nen Orga­ni­sa­ti­ons­me­tho­den wie das Eisen­ho­wer-Prin­zip, die ABC-Ana­ly­se, Get­ting Things Done (GTD) oder eine Not-to-do-Liste schaf­fen.

Tipp #3: Ein aufgeräumtes Büro

Struk­tu­rie­ren Sie Ihre Büro­ein­rich­tung über­sicht­lich: Ver­mei­den Sie Stol­per­fal­len auf dem Weg zum Kopie­rer, ord­nen Sie den Akten­schrank alpha­be­tisch, beschrif­ten Sie Rega­le. Sor­gen Sie dafür, dass Ihre Abla­gen nicht über­quel­len.

Als beson­ders effek­ti­ves Kon­zept für mehr Ord­nung in Büro­räu­men und im Home­of­fice hat sich die 5S-Kai­zen-Metho­de eta­bliert. Die fünf S ste­hen für Sor­tie­ren, Syste­ma­ti­sie­ren, Säu­bern, Stan­dar­di­sie­ren und stän­dig ver­bes­sern.

Auch im Homeoffice sollte der Schreibtisch aufgeräumt sein. Abbildung: Pexels/Pixabay
Auch im Home­of­fice soll­te der Schreib­tisch auf­ge­räumt sein. Abbil­dung: Pexels/Pixabay

Tipp #4: Den Stauraum organisieren

Es gibt nach wie vor Auf­be­wah­rungs­fri­sten für vie­le Papier­do­ku­men­te im Büro (Ver­trä­ge, Rech­nun­gen, Lohn­be­le­ge etc.). Auch die Kor­re­spon­denz mit wich­ti­gen Geschäfts­part­nern soll­te nicht sofort besei­tigt wer­den. Eine über­sicht­li­che Sor­tie­rung in ent­spre­chen­den Ord­nern ist unab­ding­bar. Die Beschrif­tung der Ord­ner muss prä­zi­se sein, am besten gleich mit der ent­spre­chen­den Ver­jäh­rungs­frist auf dem Eti­kett. Aber auch hier gilt: Was nicht zwin­gend auf­ge­ho­ben wer­den muss, soll­te unbe­dingt geschred­dert wer­den. Eine sol­che Orga­ni­sa­ti­on der Ord­ner soll­te immer abtei­lungs­über­grei­fend statt­fin­den.

Tipp #5: Ordnung auf dem Schreibtisch

In den aller­mei­sten Fäl­len ist krea­ti­ves Cha­os nur eine Aus­re­de: Ein unor­dent­li­cher Schreib­tisch lenkt ab, gros­se Papier­sta­pel sor­gen immer für län­ge­re Such­zei­ten. Es rei­chen schon drei Abla­ge­kör­be, zum Bei­spiel Post­ein­gang, To-do und Post­aus­gang. Die Post­ein­gangs­ab­la­ge regel­mäs­sig lee­ren, sonst wis­sen Sie nie genau, was an Aktu­el­lem rein­ge­kom­men ist. Den über­mäs­si­gen Gebrauch von Haft­no­ti­zen ver­mei­den: Ein Schreib­tisch vol­ler Post-its sorgt immer für opti­sche Unru­he. Und packen Sie das Smart­pho­ne weg, wenn es nicht zu Ihren Arbeits­mit­teln gehört. Es lenkt Sie ab und hin­dert nur Ihren Arbeits­fluss.

Schreib­tisch­ab­la­gen für Stif­te, Klam­mern, Sche­ren, USB-Sticks etc., soge­nann­te Tisch-Orga­ni­zer, soll­ten, sofern noch mit Stift und Papier gear­bei­tet wird, unbe­dingt vor­han­den sein. Alles ein­zeln auf dem Tisch lie­gen zu las­sen geht gar nicht.

Jeden Abend den Schreib­tisch auf­zu­räu­men garan­tiert einen unbe­la­ste­ten Start in den näch­sten Arbeits­tag. In vie­len Unter­neh­men herrscht eine Clean-Desk-Poli­cy. Den Schreib­tisch zum Fei­er­abend auf­zu­räu­men ist dort Pflicht. Gewöh­nen Sie sich die­se Tech­nik an. Das wird Ihre Effi­zi­enz stei­gern.

Tipp #6: Ordnung auf dem Desktop

Ein auf­ge­räum­ter Desk­top erleich­tert die digi­ta­le Arbeit erheb­lich. Gene­rell gilt: je weni­ger auf dem Start­bild­schirm, desto bes­ser. Alles Unwich­ti­ge soll­te gelöscht wer­den oder in Unter­ord­nern ver­schwin­den. Alles, was abge­ar­bei­tet wur­de, soll­te in ent­spre­chen­den Ver­zeich­nis­sen abge­legt wer­den. Es gibt vie­le hilf­rei­che Tools zum Auf­räu­men des Desk­tops. Die­se Über­sicht kann bei der Aus­wahl hel­fen.

Struk­tu­rie­ren Sie Ihre Datei­en in den Unter­ord­nern mit einem über­sicht­li­chen System. Die­ses soll­te auch für Drit­te gut nach­voll­zieh­bar sein, falls Sie krank oder im Urlaub sind. Ein gutes ECM (Enter­pri­se-Con­tent-Manage­ment) kann hier­bei hel­fen und den Work­flow erhö­hen. Mit ihm haben Sie alle ent­schei­den­den Daten und Pro­zes­se Ihres Unter­neh­mens im Blick.

Nicht auffindbare Daten können leicht zu unnötigem Stress führen. Abbildung: energepic.com/Pexels
Nicht auf­find­ba­re Daten kön­nen leicht zu unnö­ti­gem Stress füh­ren. Abbil­dung: energepic.com/Pexels

Tipp #7: Ordnung in der Cloud

Laut einer Stu­die des Digi­tal­ver­bands Bit­kom von Juni 2020 ver­wen­de­ten zu die­sem Zeit­punkt 76 Pro­zent der befrag­ten Unter­neh­men ein Soft­ware-as-a-Ser­vice-Pro­dukt (SaaS) bzw. Rechen­lei­stun­gen aus der Cloud. Die Orga­ni­sa­ti­on der Cloud soll­te von oben durch die Geschäfts­füh­rung bzw. Abtei­lungs­lei­ter struk­tu­riert wer­den (im Ide­al­fall nach Rück­spra­che mit den Mit­ar­bei­ten­den): Wel­cher Mit­ar­bei­ter bekommt wel­che Zugriffs­rech­te, wo wer­den ent­spre­chen­de Doku­men­te abge­legt, mit wel­chen und wie vie­len Unter­ord­nern etc.

Tipp #8: Tägliche E-Mail-Flut

Ein­ge­hen­de E-Mails dür­fen nicht Ihren Arbeits­tag regie­ren. Eine gemein­sa­me Stu­die der AKAD-Hoch­schu­le in Leip­zig und Büro-Kai­zen hat her­aus­ge­fun­den, dass durch E-Mails und Ablen­kun­gen nur an drei von fünf Tagen die Woche effek­tiv gear­bei­tet wird. Auf den Umgang mit E-Mails bezo­gen, soll­ten Sie Fol­gen­des beher­zi­gen:

  1. Löschen: Alles, was für Sie nicht rele­vant ist, löschen Sie sofort!
  2. Weiterleiten/delegieren: Wird etwas von jemand ande­rem bear­bei­tet, lei­ten Sie es direkt wei­ter.
  3. Able­gen: Muss etwas nur zur Kennt­nis genom­men wer­den, tun Sie es und legen die E-Mail im Erle­digt-Ord­ner ab.
  4. Bear­bei­ten: Nut­zen Sie die Fünf-Minu­ten-Regel: Ist die Auf­ga­be inner­halb von fünf Minu­ten zu erle­di­gen, tun Sie es sofort!
  5. Ter­mi­nie­ren: Dau­ert die Bear­bei­tung der E-Mail län­ger als fünf Minu­ten, legen Sie sie auf Ter­min.

Das soll­te Ihr Post­fach merk­lich ent­schlacken.

Aus­ser­dem: Kon­trol­lie­ren Sie nicht stän­dig Ihr Post­fach. Schal­ten Sie auto­ma­ti­sche Benach­rich­ti­gun­gen aus. Der E-Mail-Ein­gangs-Sound nervt alle. Statt­des­sen sind feste Zei­ten sinn­voll, zu denen Sie Ihre Nach­rich­ten checken. Bear­bei­ten Sie sie dann mit Hil­fe der obi­gen fünf Punk­te.

Tipp #9: Organisation vor dem Urlaub

Damit Sie ent­spannt in den Urlaub gehen kön­nen, soll­ten Sie vor­her eini­ge Punk­te beher­zi­gen. Ach­ten Sie dabei trotz­dem auf mög­lichst stress­freie letz­te Arbeits­ta­ge. Ein Über­ga­be­pro­to­koll ist sinn­voll: Wer soll was tun? Wo sind Pass­wör­ter, Daten usw.? Aus­ser­dem ist eine E-Mail-Abwe­sen­heits­no­tiz mit den wich­tig­sten Daten wich­tig, also: Wann ste­hen Sie wie­der zur Ver­fü­gung und wer (Name, E-Mail-Adres­se und Tele­fon­num­mer) ist Ihre Ver­tre­tung?

So sollte Ihr Schreibtisch nach dem Feierabend nicht aussehen. Abbildung: Daria Obymaha/Pexels
So soll­te Ihr Schreib­tisch nach dem Fei­er­abend nicht aus­se­hen. Abbil­dung: Daria Obymaha/Pexels

Tipp #10: Projekte und Teamarbeit planen

Agi­les Arbei­ten in klei­nen und mitt­le­ren Teams erfor­dert fle­xi­ble Struk­tu­ren bei Mit­ar­bei­ter­ein­tei­lung und Arbeits­ab­läu­fen. Damit die­se rei­bungs­los funk­tio­nie­ren, sind neue Orga­ni­sa­ti­ons­me­tho­den not­wen­dig. Zwei Ansät­ze haben sich bewährt, um Pro­jek­te beson­ders effi­zi­ent abzu­schlies­sen: Scrum und Kan­ban.

Tipp #11: Tools für ortsunabhängiges Arbeiten

Remo­te-Arbeit klingt nach Frei­heit und Unab­hän­gig­keit. Aber auch sie will orga­ni­siert sein. Damit die Arbeit rei­bungs­los abläuft, müs­sen Tools wie Sicher­heits­soft­ware, Pro­gram­me für die Ein­tei­lung und Kon­trol­le von Pro­jekt­auf­ga­ben und Pro­zes­sen etc. allen Betei­lig­ten zur Ver­fü­gung ste­hen und syn­chro­ni­siert wer­den. Ein Star­ter-Kit für alle, die sich in ihrem Remo­te-Job umfas­send und effi­zi­ent orga­ni­sie­ren wol­len, fin­det sich hier.

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