Mit digitalen Prozessen gegen den Fachkräftemangel

Auch 2023 wer­den Lehr­stel­len unbe­setzt blei­ben, obwohl aus­ge­bil­de­te Fach­kräf­te über­all feh­len. Betrie­be müs­sen sich etwas ein­fal­len las­sen, um bei Aus­zu­bil­den­den zu punk­ten. Mario Voge, Head of Growth Manage­ment bei Swiss­com Trust Ser­vices, zeigt, wie digi­ta­les Recrui­ting dabei hel­fen kann.

Die Gene­ra­ti­on Z, die sich heu­te für Berufs­aus­bil­dun­gen inter­es­siert, ist äus­serst digi­tal­af­fin und hat im Hin­blick auf User Expe­ri­ence hohe Ansprü­che – jeder­zeit, schnell und ein­fach, lau­tet ein Cre­do. Sie kennt aus dem pri­va­ten Leben Apps, die durch opti­ma­le Nut­zer­er­fah­rung punk­ten und Din­ge wie One-Click-Bestel­lun­gen anbie­ten. Unter­neh­men soll­ten den Bewer­bungs­pro­zess ein­mal aus der Per­spek­ti­ve der Kan­di­da­ten betrach­ten: Mitt­ler­wei­le kon­kur­rie­ren sie um die begrenz­te Anzahl von Bewer­bern und jene, die eine One-Click-Bewer­bung zur Ver­fü­gung stel­len, kön­nen sich zwei­fel­los einen Vor­teil verschaffen.

Vorteile bereits im Bewerbungsprozess

Was wir in der Rea­li­tät sehen, ist davon aber meist weit ent­fernt. Wenn es digi­ta­le Pro­zes­se gibt, sind die­se oft umständ­lich. Daten aus dem Lebens­lauf müs­sen bei­spiels­wei­se noch ein­mal abge­tippt wer­den, nach­dem die­ser bereits hoch­ge­la­den wur­de. Sol­che als unnö­tig emp­fun­de­nen Pro­zess­schrit­te kön­nen jun­ge Bewer­ber abschrecken.

Prozesse weiter vereinfachen

Auch wenn der Bewer­bungs­pro­zess bereits weit­ge­hend digi­ta­li­siert ist, lau­ert in der Unter­zeich­nung des Arbeits-, genau­er gesagt Aus­bil­dungs­ver­tra­ges das näch­ste Nadel­öhr. Die Ver­trä­ge wer­den über­wie­gend noch aus­ge­druckt und hän­disch unter­zeich­net, was Post­ver­sand oder per­sön­li­ches Erschei­nen erfor­dert. Bei­des ist mit zeit­li­chem Auf­wand ver­bun­den. Wenn Papier­ver­trä­ge lan­ge Umlauf­zei­ten ver­ur­sa­chen, besteht die Gefahr, dass poten­zi­el­le Aus­zu­bil­den­de oder Mit­ar­bei­ten­de in die­ser Zeit ein Ange­bot der Kon­kur­renz annehmen.

Elektronische Verträge beschleunigen das Recruiting

Gelingt es Unter­neh­men, ein digi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment für den Bewer­bungs­pro­zess ein­zu­füh­ren, kön­nen sie dadurch die Umlauf­zei­ten des Ver­trags­pro­zes­ses dra­stisch sen­ken – theo­re­tisch auf weni­ge Minu­ten. Wenn Bewer­ber die Mög­lich­keit haben, direkt nach ihrer münd­li­chen Zusa­ge zu signie­ren, dürf­te das die Zahl der Absa­gen sen­ken. Zudem kön­nen Unter­neh­men ein­fa­cher Ver­trä­ge mit aus­wär­ti­gen Bewer­bern schlies­sen. Ohne dass die­se für ein per­sön­li­ches Gespräch vor Ort waren oder lan­ge auf Post vom Unter­neh­men war­ten muss­ten. Eine schnel­le Abwick­lung des gesam­ten Ver­trags­pro­zes­ses bringt auch Vor­tei­le, wenn es dar­um geht, noch schnell vor Aus­bil­dungs­be­ginn kurz ent­schlos­se­ne Azu­bis zu gewin­nen. Eben­so senkt der digi­ta­le Pro­zess Kosten im Unternehmen.

Qualifizierte elektronische Signaturen

Damit digi­ta­le Ver­trä­ge auch geset­zes­kon­form sind, soll­ten Unter­neh­men dar­auf ach­ten, dass dabei eine qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur (QES) ver­wen­det wird. Die­se Form der elek­tro­ni­schen Signa­tur basiert auf einem spe­zi­el­len Zer­ti­fi­kat, das ein soge­nann­ter Ver­trau­ens­dienst­an­bie­ter aus­stellt. Die­se Zer­ti­fi­ka­te beru­hen wie­der­um auf dem Ver­fah­ren der asym­me­tri­schen Kryp­to­gra­fie und wer­den durch den Gesetz­ge­ber streng regu­liert. Dadurch kann die QES auch vor Gericht die hän­di­sche Unter­schrift erset­zen, sofern kei­ne abwei­chen­den gesetz­li­chen oder ver­trag­li­chen Rege­lun­gen vor­ge­hen – auch bei Arbeits­ver­trä­gen mit Schriftformerfordernis.