Wie viel Büro braucht der Mensch – wie viel Homeoffice verträgt das Unternehmen?

Die Coro­na-Pan­de­mie hat dem Span­nungs­feld von Fir­men­bü­ro und Home­of­fice-Arbeits­platz auf bei­den Sei­ten zahl­rei­che posi­ti­ve wie nega­ti­ve Argu­men­te beschert. Der Lei­ter der New-Work-Aka­de­mie bei Wit­zig The Office Com­pa­ny, Dan­ny Schwein­gru­ber, beleuch­tet die Vor- und Nach­tei­le der bei­den Arbeits­or­te.

Wo und wie Wissensarbeit in Zukunft stattfinden wird, ist noch nicht entschieden. Abbildung: ThisIsEngineering, Pexels
Wo und wie Wis­sens­ar­beit in Zukunft statt­fin­den wird, ist noch nicht ent­schie­den. Abbil­dung: Thi­sIs­En­gi­nee­ring, Pexels

Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on und der gesell­schaft­li­che Wan­del ver­än­dern die Art und Wei­se der Auf­ga­ben­er­le­di­gung nach­hal­tig. Coro­na wirkt wie ein Brenn­glas, das Ver­säum­nis­se von Unter­neh­men radi­kal offen­bart, und gleich­zei­tig als Beschleu­ni­ger für voll­kom­men neue Arbeits­mo­del­le. Heu­te ist digi­ta­les Arbei­ten für die Mehr­heit der Wis­sens­ar­bei­ten­den ohne Wei­te­res mög­lich, denn Inhal­te und ihre Trä­ger­me­di­en sind zu jeder Zeit und an jedem Ort ver­füg­bar.

Der Ruf nach der Rück­kehr zur Nor­ma­li­tät scheint vie­len Mit­ar­bei­ten­den und Unter­neh­men in die­sem Zusam­men­hang suspekt. Sie stel­len sich aktu­ell eher die Fra­ge, wie viel Sinn es macht, nach Coro­na ein­fach wie­der in den alten Modus Ope­ran­di zurück­zu­keh­ren. Eine sehr berech­tig­te Hal­tung, denn was hät­ten wir dabei aus allem gelernt? Wie aber könn­te Tomorrow’s next Nor­mal aus­se­hen?

Die zwei Perspektiven der Mitarbeitenden

Zahl­rei­che Stu­di­en zei­gen, dass die Mit­ar­bei­ten­den zurück ins Cor­po­ra­te-Office und nicht nur im Home­of­fice arbei­ten wol­len. Die Mehr­heit wünscht sich, drei bis vier Tage im Cor­po­ra­te-Office zu sein. Dabei geht es neben pro­fes­sio­nel­le­ren Rah­men­be­din­gun­gen zur Auf­ga­ben­er­fül­lung vor allem um den per­sön­li­chen Aus­tausch mit Kol­le­gen und Vor­ge­setz­ten.

Geschätzt wird am ört­lich und zeit­lich fle­xi­blen Arbei­ten die Mög­lich­keit der Selbst­be­stim­mung: selbst ent­schei­den zu kön­nen, wie man sich den Tag ein­teilt, zum Bei­spiel hin­sicht­lich der Ver­ein­bar­keit des Berufs mit ande­ren Lebens­be­rei­chen (Sport, Fami­lie, Ein­kau­fen etc.). Posi­tiv wahr­ge­nom­men wird auch der Weg­fall des Arbeits­we­ges. In der Schweiz pen­deln täg­lich rund 3,6 Mil­lio­nen Men­schen zur Arbeit, wobei die durch­schnitt­li­che Pen­del­zeit pro Weg­strecke 30 Minu­ten beträgt. Ein wei­te­rer gros­ser Vor­teil wird dar­in gese­hen, dass man zu Hau­se fokus­sier­ter und kon­zen­trier­ter arbei­ten kön­ne.

Für viele Mitarbeitende ist die Selbstbestimmung bei der Arbeit zu Hause ein entscheidendes Argument. Abbildung: Daria Shevtsova, Pexels
Für vie­le Mit­ar­bei­ten­de ist die Selbst­be­stim­mung bei der Arbeit zu Hau­se ein ent­schei­den­des Argu­ment. Abbil­dung: Daria Shevt­so­va, Pexels

Grundlegende Gedanken zum Homeoffice

Mit­ar­bei­ten­de, die ihr Home zum Office machen und nicht in einem Sin­gle-Haus­halt leben, soll­ten sich dar­über Gedan­ken machen, was ihre Dau­er­prä­senz für die­je­ni­gen bedeu­tet, mit denen sie die Räu­me tei­len. Wich­tig ist, sich zu fra­gen: „Wie viel Unge­stört­heit brau­che ich?“, „In wel­chem Raum kann ich am besten mei­ne Auf­ga­ben erle­di­gen?“ und „Wann arbei­te ich – und steht dann der ‚Wunsch-Arbeits­platz‘ zu mei­ner Ver­fü­gung?“ Abspra­chen mit den Mit­be­woh­nern hel­fen dabei, die gegen­sei­ti­gen Erwar­tun­gen zu syn­chro­ni­sie­ren und Kon­flik­ten vor­zu­beu­gen. Für die Home­of­fice-Arbeit ist es auch wich­tig, dass man sei­nem All­tag eine Struk­tur gibt.

Die Auf­ga­ben, die man erle­di­gen will, soll­te man gut pla­nen – eben­so wie Arbeits­zeit, Pau­sen und Frei­zeit. Zusätz­lich soll­ten sich Home Worker auch die Fra­ge stel­len, wel­che Tätig­kei­ten im All­tag sie unter Druck set­zen und Stress bei ihnen aus­lö­sen. Hier hilft es oft, die eige­nen Kom­pe­ten­zen zu erwei­tern.

Die Perspektive der Unternehmen

Die Füh­rung vie­ler Unter­neh­men beschäf­tigt sich aktu­ell mit der Fra­ge: „Wel­chen Mehr­wert bie­tet das Büro aktu­ell und per­spek­ti­visch in unse­rer Wert­schöp­fungs­ket­te, und stimmt das Kosten-Nut­zen-Ver­hält­nis noch?“ Ein Blick zurück in die Anfän­ge des „Büro-Zeit­al­ters“ zeigt, war­um sich Unter­neh­men Büros ein­ge­rich­tet haben. Sie wur­den an Orten eröff­net, wo Zöl­le, Gebüh­ren und Steu­ern erho­ben wur­den. Dort, wo ver­wal­tet, geschrie­ben und archi­viert wur­de.

Mit der Ver­brei­tung der Elek­tri­zi­tät und der Tele­fo­nie gewann das Büro für Admi­ni­strie­ren­de stark an Bedeu­tung. Anfang des 20. Jahr­hun­derts hiel­ten Schreib­ma­schi­nen und Rechen­ma­schi­nen Ein­zug, spä­ter Fax­ge­rä­te sowie Com­pu­ter und ab den 1980er-Jah­ren kamen Fir­men-Netz­wer­ke dazu. Der Anschluss an das World Wide Web stand am Ende des 20. Jahr­hun­dert in den Unter­neh­men zur Ver­fü­gung. Mit Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­for­men wie Teams, Zoom oder Sky­pe ist das Arbei­ten von jedem Punkt der Erde aus mög­lich. Damit darf man sich die Fra­ge stel­len, ob das Büro als Ort der Auf­ga­ben­er­fül­lung und Tech­no­lo­gie an Wich­tig­keit ver­liert. Ja, das ist teil­wei­se sicher so. Aber: Das Büro bleibt wei­ter­hin bedeu­tungs­voll.

Die Vorteile des Firmenbüros sind bei der Zusammenarbeit und dem informellen Austausch unbestreitbar. Abbildung: Fauxels, Pexels
Die Vor­tei­le des Fir­men­bü­ros sind bei der Zusam­men­ar­beit und dem infor­mel­len Aus­tausch unbe­streit­bar. Abbil­dung: Fau­xels, Pexels

Die neue Funktion des Corporate-Office

Das Cor­po­ra­te-Office wan­delt sich vom rei­nen Arbeits­ort zum Ort der Begeg­nun­gen. Wenn es dar­um geht, Neu­es zu ent­wickeln, Lösun­gen, Pro­duk­te oder Ser­vices im Team aus­zu­ar­bei­ten, wirkt die gemein­sa­me Anwe­sen­heit im Büro bele­bend und beschleu­ni­gend. Phy­si­sche Zusam­men­ar­beit ist direk­ter, schnel­ler, impul­si­ver – macht „more fun“. Stu­di­en zei­gen, dass nicht nur die Zeit der akti­ven, fokus­sier­ten Zusam­men­ar­beit wirk­sam ist. Auch die Zeit wäh­rend den gemein­sa­men Pau­sen, der infor­mel­le Teil der Zusam­men­ar­beit, hat einen star­ken Ein­fluss auf das Resul­tat.

Der infor­mel­le Aus­tausch ist ein wich­ti­ges Ele­ment der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on und gleich­zei­tig „Schmier­mit­tel“ der Bezie­hun­gen zwi­schen den Mit­ar­bei­ten­den und dem Unter­neh­men. Infor­mel­le Gesprä­che und unge­plan­te Begeg­nun­gen fin­den online kaum statt. Die Fol­gen davon sind Ver­zö­ge­run­gen im Infor­ma­ti­ons­fluss, Abstim­mungs­pro­ble­me und unge­nutz­te Syn­er­gien. Die Inno­va­ti­ons­kraft des Unter­neh­mens wird gestärkt, wenn die Zusam­men­ar­beit abtei­lungs- und bereichs­über­grei­fend gut funk­tio­niert.

Eine grosse Chance für Unternehmen

Coro­na bie­tet Unter­neh­men im aktu­el­len Wan­del, wenn­gleich unfrei­wil­lig, gros­se Chan­cen. Gemein­sam mit den Mit­ar­bei­ten­den kön­nen sie aus dem Covid-beding­ten „Arbeits­re­gime“ Erfah­run­gen ana­ly­sie­ren, Mass­nah­men ablei­ten und den tat­säch­li­chen Bedarf ihrer Büro­flä­chen eru­ie­ren. Mit­ar­bei­ten­den darf man zutrau­en zu wis­sen, was sie brau­chen, um in ihrem Job erfolg­reich zu sein. Zuviel Home­of­fice emp­fin­den sie als Iso­la­ti­on. Sie haben erkannt, dass der per­sön­li­che, for­mel­le und infor­mel­le Aus­tausch mit Füh­rungs­kräf­ten und Kol­le­gen sie pro­duk­ti­ver und zufrie­de­ner macht. Dar­auf lässt sich auf­bau­en.

Mit­ar­bei­ten­de und Füh­rungs­kräf­te kön­nen gemein­sam das für sie opti­ma­le Mass an Prä­senz im Cor­po­ra­te-Office aus­lo­ten. Sinn­vol­ler­wei­se gibt das Unter­neh­men einen gro­ben Rah­men vor und lässt den Teams wie Abtei­lun­gen bei den Details freie Hand. Die Tätig­kei­ten und Pro­zes­se wer­den ana­ly­siert und dar­auf basie­rend eine Ver­ein­ba­rung getrof­fen. Ein „Mit­spra­che­recht“ soll­te zudem allen Mit­ar­bei­ten­den ein­ge­räumt wer­den – auch jenen, die selbst nicht im Home­of­fice arbei­ten kön­nen oder wol­len.

Danny Schweingruber

Dan­ny Schwein­gru­ber,

Lei­ter New-Work-Aka­de­mie,

Wit­zig The Office Com­pa­ny.