Die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte, Länder und Zeitzonen hinweg ist heute fast Standard. Diese Kollaboration kann synchron, asynchron und zunehmend auch visuell geschehen. Guido de Vries, DACH-Geschäftsführer von Miro, beschreibt vier Strategien für eine gelingende visuelle Kommunikation.
Visuelle Kollaboration beschreibt die Verwendung von visuellen Elementen in der gemeinsamen Bearbeitung von Projekten. Das können Zeichnungen, Mindmaps, Grafiken oder Videoclips sein. Diese Art von Kollaboration findet virtuell über digitale Plattformen statt. Visuelle Elemente machen Informationen oft greifbarer, besser zugänglich und sie können leichter im Gedächtnis behalten werden. Damit diese positiven Effekte eintreten können, sollten Office-Teams ein paar grundlegende Tipps beherzigen.
#1 Die richtige Plattform nutzen
Es gibt zahlreiche Tools und Online-Workspaces, die speziell für die visuelle Kollaboration verteilter Teams entwickelt wurden. Es empfiehlt sich, die Verwendung einer Plattform mit geeigneten Schnittstellen bzw. Integrationen zu anderen Tools, die das Team bereits nutzt, um Inhalte problemlos zu überführen. Besonderes Augenmerk ist auf das Thema Datenschutz zu legen: Die Kollaborationsplattform und wertvolle Geschäftsdaten müssen sicher sein. Ausserdem sollte bedacht werden, dass zu viele Informationen Mitarbeitende eventuell überfordern können. Das verwendete Tool sollte also leistungsfähig genug sein, um grosse Projekte abbilden zu können, aber auch über Features verfügen, komplexe Inhalte auf das Wesentliche zu reduzieren und so intuitiv bedienbar wie möglich sein.
#2 Schulungen durchführen und Konsistenz beachten
Alle Teammitglieder müssen wissen, wie sie eine Plattform optimal einsetzen und welche Aspekte der Kollaboration besonders von einer visuellen Darstellung profitieren. Je nach Anwendungsbereich pendelt sich über kurz oder lang eine Routine ein. Das ist grundsätzlich sinnvoll, jedoch sollte diese Routine regelmässig kritisch auf Sinn und Optimierungspotenziale untersucht werden.
Mit der Routine sollte auch eine gewisse Konsistenz aufgebaut werden: Während bei den Inhalten durch visuelle Kollaboration Ideen und Innovationskraft angeregt werden, empfiehlt es sich, für den Workflow innerhalb eines Teams oder Projekts eine Einheitlichkeit in Bezug auf Format und Organisation aufzubauen. Damit das gewonnene „Mehr“ an Produktivität nicht zu einem „Weniger“ an Überblick führt, ist es hilfreich, sich auf Farben, Symbole und eine gemeinsame Organisationslogik zu einigen.
#3 Übersichtlichkeit schaffen für asynchrone Teams
Es kann immer sein, dass eine Plattform später von einem grösseren Kreis genutzt wird oder neue Mitarbeitende einbezogen werden. Ob es sich um ein Brainstorming oder die kollaborative Ausarbeitung eines Workshops handelt – Informationen und Ergebnisse sollten die richtige Balance aus Zugänglichkeit und Aussagekraft finden. Teams sollten immer das „frische Auge“ mitbedenken, wenn sie visuell kollaborieren. Insbesondere wenn sie asynchron arbeiten, also zeitversetzt am gleichen Projekt. Genauso kann es hilfreich sein, umfangreiche Diagramme oder Mindmaps durch „Kommentar“-Funktionen oder digitale Notizen (zum Beispiel „Stickies“ in Miro) um zusätzliche Infos zu ergänzen. Interaktivität ist hier das Zauberwort. Es kann sich lohnen, kurze Erklärvideos zu erstellen und an komplexeren Stellen einzubetten.
#4 Visuelle Kollaboration zur Alltagsmethode machen
Erfolgreich ist visuelle Kollaboration dann, wenn in Unternehmen und Teams eine offene Kultur samt offener Kommunikation gelebt wird. Das bedeutet: Wenn hybriden Teams relevante Informationen visuell zur Verfügung gestellt werden, ist es zur vermeiden, dass ein Kollege im Office besseren Zugang zu Informationen hat als jemand, der von zu Hause arbeitet. Gleichzeitig braucht es eine Kultur der positiven Wertschätzung: Denn Mitarbeitende werden sich nur trauen, Ideen offen und für alle einsehbar zu präsentieren, wenn eine motivierende Kultur gelebt wird. Für Teams, die visuelle Kollaboration nutzen wollen, sollte diese Unternehmenskultur natürlicher Teil ihrer täglichen Meetings und Brainstorming-Sessions werden. Denn so fühlen sich alle ermutigt, sich jederzeit mit Ideen und Vorschlägen ins Team und Projekt einzubringen.
